Conozca los lineamientos de la superintendencia de Notariado y Registro para las Curadurías a nivel nacional

SNR - Superintendencia de notariado y registroEl pasado 13 de abril de 2020 la Superintendencia de Notariado y Registro expidó la circular No. 337 de 2020, en la cual se exponen los lineamientos a curadurías urbanas para el cumplimiento del Decreto 491 de marzo 28 de 2020.

Conozca el texto completo a continuación:

Circular No. 337 de 2020 - Supernotariado

Respetados curadores urbanos:

Con ocasión de las medidas impartidas por el Gobierno Nacional, primero mediante la Resolución 385 de 2020 en donde el Ministerio de Salud y Protección Social decretó la emergencia sanitaria en todo el territorio y posteriormente, mediante la expedición de los decretos 417 y 457 de 2020, en virtud de los cuales se declaró el Estado de Emergencia por un periodo inicial de 30 días y se ordenó como consecuencia del mismo el aislamiento preventivo obligatorio de la población, la Superintendencia delegada para Curadores Urbanos expidió las circulares 322 y 325 de 2020, informando y definiendo de manera escalonada a los Curadores Urbanos del país, la materialización de las medidas para la contención del virus.

Así mismo, como es de su conocimiento, se introdujeron unas nuevas disposiciones con ocasión de la expedición del Decreto Legislativo No. 491 de marzo 28 de 2020, "(.) por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica (.)".

Se trata de una medida orientada a promover la sostenibilidad, la productividad y la permanencia en la prestación de los servicios públicos durante el tiempo de permanencia de la declaratoria de emergencia sanitaria ordenada con ocasión de la pandemia por el coronavirus.

El del caso mencionar, que dentro de los fundamentos esbozados en la parte considerativa del mencionado decreto, se precisó que finalidad en el sentido de ".se hace necesario tomar medidas en materia de prestación de servicios a cargo de las entidades y organismos del Estado, con la finalidad de prevenir la propagación de la pandemia mediante el distanciamiento social, flexibilizando la prestación del servicio de forma presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite el contacto entre los servidores públicos y los ciudadanos, sin que ello afecte la continuidad y efectividad del servicio."

En otra de sus consideraciones subraya la necesidad de como ".se debe garantizar la atención a los administrados y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas y jurisdiccionales mediante el uso de medios tecnológicos y de telecomunicación sin afectar los servicios que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garanticen el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado."

A partir de lo anterior, desde la Superintendencia de Notariado y Registro se considera importante impulsar que los diversos profesionales encargados de la expedición y trámite de licencias urbanísticas, adecúen sus procedimientos a las nuevas dinámicas que introduce el Decreto 491 arriba relacionado, normativa que va orientada a promover la sostenibilidad de las condiciones económicas generales y una efectiva prestación de los servicios públicos en estos tiempos de aislamiento preventivo, en el marco de un espíritu de productividad para concretar los fines y principios estatales esenciales, los derechos y libertades de las personas y la primacía de los intereses generales.

Así mismo, es del caso mencionar que por medio del Decreto 531 del año en curso, el Gobierno Nacional prorrogó la medida de aislamiento preventivo obligatorio hasta el 27 de abril próximo.

Advirtiendo esta diversidad de posibilidades, corresponde a cada curador urbano definir, de manera previa mediante decisión motivada, su posición frente a la prestación del servicio en los términos del Decreto 491 de 2020, decisión en la que deberá establecer de manera clara y completa, un procedimiento excepcional y temporal en donde se indiquen los canales de comunicación, procedimientos a seguir y demás aspectos relacionados con los procesos a su cargo, acogiéndose siempre a las premisas de respeto a las garantías constitucionales del debido proceso de todos los involucrados, los principios de la actuación administrativa y el acceso a los servicios públicos por parte de la ciudadanía.

A partir de todo lo expuesto esta Superintendencia, en primer lugar, considera importante

INSTAR que se mantenga el cumplimiento de la función pública por parte de los curadores urbanos, atendiendo la situación específica de cada uno y a las particularidades que determine en punto de la prestación del servicio, que siempre deberá realizarse desde la cultura del autocuidado de todos los implicados en los trámites y servicios a su cargo, atendiendo las recomendaciones y restricciones que los organismos y autoridades de sanidad formulen sobre el particular, so pena de las respectivas sanciones administrativas.

Según la determinación en relación con la prestación del servicio que efectúa cada curador, será necesario tener en cuenta las siguientes pautas:

1) Desde el inicio de la declaratoria de emergencia se ha buscado generar conciencia sobre la realización de trámites y la prestación del servicio mediante la modalidad de trabajo virtual, siempre que la naturaleza de la labor así lo permita.

En ese sentido, en caso de ejercer la prestación del servicio por medios virtuales, se debe tener en cuenta la infraestructura física y tecnológica con la que se cuenta, evaluando incluso, las condiciones la seguridad e integridad de los sistemas de información. Así como las posibilidades tecnológicas del equipo de apoyo del curador para cumplir sus funciones desde la casa.

Así las cosas, será necesario garantizar, entre otros, los siguientes aspectos en la prestación del servicio público, siempre dentro del marco del debido proceso:

1.1. Privilegiar siempre el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

1.2. Informar previamente a la ciudadanía mediante su página web los canales oficiales de información y comunicación, así como las herramientas para recepción y respuesta de las peticiones.

1.3. La notificación de los actos administrativos se deberá realizar por medios electrónicos, de acuerdo con lo indicado en el Artículo 4 del Decreto 491 de 2020.

1.4. Debe mantenerse un acatamiento pleno de la normatividad vigente para el ejercicio de las funciones asignadas. Bajo ningún pretexto se podrán obviar etapas propias de los trámites a su cargo o pretermitir requisitos de validez de cada una de las etapas de los mismos.

1.5. El curador deberá velar por la trazabilidad y la autenticidad de las firmas responsables que se incluyen en los formularios para la radicación de solicitudes de servicio por parte de la ciudadanía.

1.6. Sólo podrá tenerse como radicadas en legal y debida forma, aquellas solicitudes en la que se adjunten todos los documentos exigidos para tales efectos, contando el interesado con el término de 30 días definido para complementar o subsanar la documentación allegada, según lo dispuesto en el art. 2.2.6.1.2.1.2 del Decreto 1077 de 2015.

1.7. Sólo producirán efectos jurídicos aquellas solicitudes radicadas en legal y debida forma. El curador urbano podrá apoyarse en el uso de los servicios postales y de mensajería por parte de los interesados para la radicación de solicitudes de  licencias y demás trámites atinentes al mismo.

1.8. El curador urbano debe garantizar la notificación, siempre que esta sea procedente, y en general la comunicación efectiva de todas las etapas de los trámites a su cargo, siempre que aquella sea procedente.

1.9 Los actos y demás decisiones que se expidan en relación con la labor propia de los curadores urbanos, siempre que no se cuente con firma digital, podrán ser suscritos mediante firma autógrafa mecánica, la cual deberá digitalizarse o escanearse, según las herramientas TI con las que se cuente, conservando la decisión original; en todo caso, deberá cumplirse con la obligación de subir la información al repositorio de licencias urbanísticas dispuesto por la SNR.

1.10. Los curadores deberán evaluar la procedencia o no de suspensión de términos según las herramientas con que cuenten para dar continuidad a los trámites. En todo caso, ninguna decisión podrá proferirse mientras los términos estén suspendidos, por lo que para su expedición estos deberán reanudarse. Vale mencionar también que el artículo 8 del Decreto 491 amplió los periodos de vigencia de los permisos, autorizaciones, certificados y licencias cuyo vencimiento tuviese lugar durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

 

2). Así mismo, enuncia el Decreto en cita, que, en caso de advertir, que no se cuenta con las herramientas TIC idóneas que permitan el ejercicio de la función y de los diferentes trámites a cargo, será necesario proceder a la atención presencial de la población, mediante el sistema de asignación de turnos y citas de atención, los cuales podrán ser asignados mediante correo electrónico o por la página de la respectiva curaduría.

Para esos efectos el curador deberá tener en cuenta, que para la atención presencial se deberán respetar las medidas de salubridad, distancia y aglomeraciones establecidas por el Gobierno Nacional y las autoridades departamentales o locales de cada municipio o distrito.

La decisión motivada por medio de la cual se adopte el procedimiento para la prestación del servicio, en cualquiera de las posibilidades que se señalan en el Decreto 491 de 2020, deberá ser informada de forma previa a su implementación, dentro de los dos días siguientes a la expedición de esta circular, a la Superintendencia Delegada para Curadores Urbanos al correo curadoresurbanos@supernotariado.gov.co.

Atentamente,

RUBÉN SILVA GÓMEZ

Superintendente de Notariado y Registro

Proyectó:

Ángela Rojas Camargo Contratista

Dionisio Manuel de la Cruz Contratista

Diana Paola Torres Coordinadora Grupo para el Control y Vigilancia a Curadores Urbanos

Aprobó:

Pedro Rafael Mendoza Cabana Asesor de Despacho SNR

 

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Jueves, Abril 23, 2020